Sistem Baru Administrasi Sekolah Musik Surabaya

"Semua akan Go Digital pada waktunya"

~Long Distance Creator

Sekolah Musik Surabaya adalah salah satu klien LDC yang bergerak di bidang pendidikan musik. Dengan lebih dari 300 murid yang saat ini ditangani, sekolah ini menghadapi sejumlah tantangan kompleks dalam administrasinya.

Proses Administrasi yang Rumit

Pada awalnya, Sekolah Musik Surabaya mencatat administrasi secara manual. Namun, meningkatnya jumlah murid membuat proses ini tak lagi efisien. Beberapa problem pun muncul: pembayaran murid yang lupa tercatat, data yang tidak terstruktur, pemborosan waktu, dan masalah lainnya. What a mess!

Kini, era digital telah tiba, dan memanfaatkan teknologi adalah solusi. LDC berusaha untuk membantu Sekolah Musik Surabaya beralih ke sistem digital untuk administrasi mereka.

Salah satu kunci bertahan di tengah gempuran era digital yang super cepat adalah menjadi flexible dan agile. Dengan suksesnya strategi digital marketing di Sekolah Musik Surabaya, LDC mencoba untuk menemukan celah-celah yang ada dan mengeksplorasinya. 

“Agile teams produce a continuous stream of value, at a sustainable pace, while adapting to the changing needs of the business.”

~Elisabeth Hendrickson, Agile author and traine

It all started with a spreadsheet system.

Semuanya dimulai dengan LDC membantu strategi digital marketing melalui kurasi konten dan menayangkan iklan program musik secara berkala. 

Upaya marketing tersebut berhasil dan mampu menarik data orang tua yang ingin mendaftarkan anak-anak mereka ke sekolah musik. Yippie! Selanjutnya kami membuatkan database dan mengolahnya melalui beberapa tahapan.

Pertama, semua data calon murid dikumpulkan dalam satu database besar dengan beberapa kategori: Tanya-tanya, Trial, Menolak, dan Daftar. Dari database besar ini, kami mengekstrak data murid yang melakukan Trial dan yang mendaftar ke dalam database terpisah. Selanjutnya, kami menyortir jumlah murid yang benar-benar mendaftar di bulan tertentu. 

Database ini sangat membantu team untuk menilai efektivitas iklan dan strategi marketing sehingga dapat dijadikan panduan untuk planning kedepannya dan sebagai rekam jejak murid baru pada periode tertentu.

Tidak hanya sampai situ, LDC juga membantu menciptakan sistem lain berupa platform booking room yang akan mempermudah tugas administrasi dalam mengatur penjadwalan ruang dan jadwal guru.

Exclusive Booking Room Platform

Salah satu tugas administrasi adalah mengatur alokasi ruang kelas dan jadwal guru agar tidak tumpang tindih. Ini adalah perkara yang membuat admin pusing tujuh keliling! 

Proses pencatatan dan alokasi manual seringkali tidak berjalan mulus karena adanya ruangan yang double, guru tak sengaja kedapatan jadwal mengajar yang tumpang tindih, belum lagi absensi murid yang lupa tercatat.

Awalnya, LDC mengarahkan para admin menggunakan spreadsheet alih-alih pencatatan manual. Ternyata strategi ini sulit diimplementasikan karena keterbatasan pengetahuan admin terhadap rumus spreadsheet, human error berupa typo, serta tampilan spreadsheet yang terkesan kaku. 

Kami lagi-lagi harus memutar otak. Munculah sebuah ide membuat platform booking room ekslusif. Sistem booking room dengan platform khusus akan sangat menghemat waktu dan tenaga para admin, tak ada lagi rumus-rumus menyusahkan di spreadsheet, tak ada typo bertebaran, dan tentunya tampilan yang lebih clean dan simple.

And voila! Sistem booking room ini membuat semuanya menjadi rapi, kini terlihat jelas status ruangan, jadwal guru, serta absensi murid. Admin tak perlu keteteran dengan data yang berserakan sana-sini. Technology comes to save the day! 

Sebagai Digital Strategic Partner, LDC perlu bergerak cepat dan memikirkan solusi yang akan membantu klien kami dalam jangka panjang. 

Kenyataannya, dalam perjalanan marketing, terkadang ada saja strategi yang tidak cocok diterapkan dalam kasus tertentu, inilah yang membuat kami terpompa untuk senantiasa bekerja. Just because one strategy is hard to implement, doesn’t mean that we stay stuck. Ada banyak jalan menuju roma. Team LDC selalu berusaha menanamkan mindset agile nan innovative untuk membantu klien memecahkan permasalahannya.

Our mission is to help our clients reach their moon-shot goals. 

Will your brand be the next?